Event & Administrative Assistant / Adjoint administratif et aux événements

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Le texte français suit le texte anglais.

Scope and Objective

The Event & Administrative Assistant’s primary role is to provide general administrative support for the Association’s professional development events including the annual conferences, workshops, pre-conference seminars, webinars, online courses and virtual roundtables, under the general direction and supervision of the Event Coordinator (80%).  The Events and Administrative Assistant also provides general administrative support to Faculty Bargaining Services (FBS) (20%) including but not limited to the maintenance of FBS’ participants (membership) database.  The Associate Director manages the prioritization process of workload between the two areas of support, events and general administration for FBS.

Principal event duties include support of the registration process including reporting (except for CAUBO’s annual conference and pre-conference seminars) as well as providing administrative support to speakers, sponsors and participants. The Event and Administrative Assistant works closely with CAUBO’s Professional Development Coordinator who hands off programming and speaker information once finalized by the content development team.  Furthermore, the incumbent is an active member of the operations team who is responsible for communications, event management & logistics and information technology. This Event & Administrative Assistant is expected to interact with colleagues, members, volunteers and content contributors in a professional and efficient manner. 

Key Responsibilities

Event/PD Support (estimated at 80%)

CAUBO & FBS Annual Conferences

  • Once handed off by the PD Coordinator, maintains a detailed conference database, including updates to speaker information and session descriptions and communicates any changes to the operations team (note: initial confirmation emails to speakers are coordinated by and session descriptions secured by the PD Coordinator)
  • With oversight from the Event Coordinator, liaises with confirmed speakers, panelists, facilitators/publicists for the seminars and the annual conference sessions: sends confirmation emails regarding their scheduled time slots, deadlines for deliverables and reminders in a professional and timely manner (templates reviewed by the Project Coordinator, Communications)
  • First point of contact for prospective and confirmed participants (except for CAUBO conference & Pre-conference seminars)
  • Fields all inquiries from instructors/speakers and escalates any follow-up items to the appropriate person (PD Coordinator, FBS Director etc.)
  • Tracks receipt of speakers’ deliverables in the database: technical requirements, bios, session presentations/handouts special requests and shares this information with team members as required for review, edits and approval. Escalates any bottlenecks to the Event Coordinator
  • Schedules calls between internal SMEs, volunteers and speakers as required
  • Once reviewed and approved by the SMEs, passes all available presentations to the IT & Database Coordinator to post them on-line/app prior to the conference/seminar
  • Supports the registration platform and process for FBS Annual Conference
  • Provides support in the maintenance of the sponsorship databases (as required) including sending out outstanding payment reminders
  • Supports the development of event evaluations in the survey tool
  • Provides on-site support (as required)

Workshops (CAUBO & FBS)

  • Maintains the registration database and produces lists of registered delegates upon request
  • First point of contact for prospective and confirmed participants
  • Develops and maintains a speaker database
  • Liaises with confirmed speakers, panellists, facilitators to obtain all of the required deliverables in a professional and timely manner and tracks this in the database
  • Distributes the final agenda to participants once approved by the SMEs (if applicable)
  • Escalates any issues to the Event Coordinator
  • Provides on-site support for registration (as required)
  • Produces name badges and binders
  • Coordinates shipment of event materials
  • Supports the development of event evaluations in the survey tool

Webinars & Virtual Roundtables (CAUBO & FBS)

  • Maintains the registration database and produces lists of registered delegates upon request
  • First point of contact for prospective and confirmed participants
  • Sends out instructions to participants to join the webinar and is available for log-in tech support during the webinar
  • As requested by the PD Coordinator, provides administrative support to the contracted SMEs for example reporting, communications, collecting, formatting all support material. Once approved by the PD Coordinator, makes materials available to participants in the manner in which the content team decides (e.g. email, posted on the website etc.)
  • Supports set-up of webinar platform as directed by the PD Coordinator
  • Provides technical support to participants with log-in issues during the event
  • Assists in editing recording and coordinating posting to the Knowledge Centre by the IT and Database Coordinator
  • Supports the development of event evaluations in the survey tool

Online courses (CAUBO)

  • Provides administrative support to the PD Coordinator as follows:
    • Sends calendar invites to all participants and SMEs
    • Distributes course evaluation and implementation plan
    • Creates certificates of completion/create individual PDF files and send to participants

Other

  • Performs other duties to satisfy or to assist the office in general

General Administration (FBS) (estimated at 20%)

  • As directed by the FBS Business Data & Research Analyst, maintains the FBS participants’ (membership) database and assumes responsibility for implementing the ongoing changes/updates to the FBS membership directory
  • Provides general administrative support to the FBS Director and Field Representatives as required.

Qualifications, skills and competencies

  • Fluently bilingual (English and French)
  • High proficiency in MS Office Suite (Word, Excel and PowerPoint)
  • High proficiency in database management
  • Experience with online meeting and webinar tools would be an asset (GoToMeeting / GoToWebinar)
  • Ability to work independently                                                  
  • Ability to multi-task
  • Well-developed service orientation
  • Strong attention to detail                                          

Experience

  • Experience working in a not-for-profit environment considered an asset

CAUBO offers a comprehensive fringe benefit package.  The salary range for this position is $44,974 - $52,774.

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Portée des responsabilités et objectif du poste

Remarque : Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte. L’ACPAU favorise la diversité, et le poste est ouvert à tous de façon égale.

Sous la direction et la supervision générale de la coordonnatrice  d’événements, le titulaire du poste d’adjoint administratif et aux événements a pour rôle principal (80 % du temps) d’apporter un soutien administratif général dans l’organisation des activités et événements de perfectionnement professionnel de l’ACPAU (congrès annuels, ateliers, séminaires précongrès, webinaires, cours en ligne, tables rondes virtuelles). Le titulaire du poste apporte aussi un soutien administratif (20 % du temps) aux Services d’appui à la négociation avec le corps professoral (SANCP), notamment en tenant à jour de la base de données des membres des SANCP (et par diverses autres tâches). La directrice associée  pilote le processus de priorisation du travail entre les deux volets de soutien administratif, les événements et l’administration générale des SANCP.

Les principales tâches liées aux événements comprennent le suivi et bilan des inscriptions (excepté le bilan des séminaires précongrès et du congrès annuel) et l’encadrement administratif des conférenciers, des commanditaires et des participants. Le titulaire du poste travaille de près avec la coordonnatrice  du perfectionnement professionnel, qui est responsable de transmettre l’information préparée par l’équipe responsable du contenu concernant le programme et les conférenciers. L’adjoint administratif et aux événements est également un membre actif de l’équipe des opérations, chargée des communications, de la logistique et de la gestion des événements, ainsi que des technologies de l’information; il est attendu qu’il interagisse toujours avec professionnalisme et efficacité dans ses rapports avec les collègues, les membres de l’ACPAU, les bénévoles et les collaborateurs au contenu. 

Principales responsabilités

Soutien aux événements et au perfectionnement professionnel (~80 % de la charge de travail)

Congrès annuels (ACPAU et SANCP)

  • Une fois la tâche confiée par la coordonnatrice du perfectionnement professionnel, tenir à jour une base de données détaillée sur les congrès, mettre à jour les renseignements sur les conférenciers et les descriptions de séances, et communiquer toute modification à l’équipe des opérations (à noter que l’envoi des courriels de confirmation initiaux aux conférenciers est géré par la coordonnatrice du perfectionnement professionnel, qui s’occupe aussi des descriptions des séances).
  • Sous la supervision de la coordonnatrice d’événements, assurer la liaison avec les conférenciers, panélistes et animateurs/publicistes dont est confirmée la participation aux séminaires et aux séances du congrès annuel, c’est-à-dire envoyer des courriels de confirmation des plages horaires prévues, des courriels précisant les échéances pour les livrables ainsi que des rappels professionnels et opportuns (modèles soumis à l’examen du coordonnateur de projet, Communications).
  • Agir comme premier point de contact pour les participants potentiels et confirmés aux activités (excepté pour le congrès de l’ACPAU et les séminaires précongrès).
  • Répondre à toutes les demandes des formateurs et conférenciers et transmettre l’information devant faire l’objet d’un suivi au supérieur concerné (coordonnatrice du perfectionnement professionnel, directeur des SANCP, etc.).
  • Consigner dans la base de données la réception des livrables des conférenciers (exigences techniques, notices biographiques, descriptions des séances, demandes spéciales de documents à distribuer) et, au besoin, partager l’information avec l’équipe aux fins d’examen, de révision et d’approbation. Signaler tout obstacle ou problème à la coordonnatrice  d’événements.
  • Organiser les appels entre les bénévoles, les conférenciers et les experts internes, selon les besoins.
  • Une fois les présentations évaluées et approuvées par les experts en la matière, les transmettre à la coordonnatrice des TI et des bases de données pour qu’elles soient mises en ligne et sur l’application avant les séminaires et le congrès.
  • Aider à gérer la plateforme et le processus d’inscription au congrès annuel des SANCP.
  • Aider à tenir à jour des bases de données sur les commandites (au besoin), notamment par l’envoi de rappels des soldes à payer.
  • Contribuer à la création d’évaluations des événements pour l’outil de sondage.
  • Offrir du soutien sur place (au besoin).

Ateliers (ACPAU et SANCP)

  • Garder à jour la base de données des inscriptions et créer des listes de participants, sur demande.
  • Agir comme premier point de contact pour les participants potentiels et confirmés.
  • Monter et tenir à jour une base de données sur les conférenciers.
  • Communiquer avec les conférenciers, panélistes et animateurs confirmés afin d’obtenir tous les livrables requis par des rappels professionnels et opportuns, et consigner le tout dans la base de données.
  • Transmettre le programme final aux participants, une fois approuvé par les experts en la matière (si applicable).
  • Signaler tout problème à la coordonnatrice d’événements.
  • Offrir du soutien sur place pour l’inscription (au besoin).
  • Préparer les porte-noms et documents de formation à remettre.
  • Coordonner l’expédition du matériel sur le site pour les événements.
  • Contribuer à la création d’évaluations des événements pour l’outil de sondage.

Webinaires et tables rondes virtuelles (ACPAU et SANCP)

  • Gérer la base de données des inscriptions et produire sur demande la liste des personnes inscrites.
  • Agir comme premier point de contact pour les participants potentiels et confirmés.
  • Envoyer aux participants les consignes pour joindre le webinaire et offrir au besoin un soutien technique pour y accéder.
  • À la demande de la coordonnatrice du perfectionnement professionnel, fournir un soutien administratif aux experts dont les services ont été retenus par contrat, par exemple pour les suivis, les communications, de même que la préparation et le formatage du matériel de soutien. Une fois le matériel approuvé par la coordonnatrice, le mettre à la disposition des participants de la manière convenue par l’équipe chargée du contenu (courriel, publication sur le site Web, etc.).
  • Aider à configurer la plateforme des webinaires en suivant les directives de la coordonnatrice du perfectionnement professionnel.
  • Fournir un soutien technique aux participants qui rencontrent des problèmes de connexion pendant une activité.
  • Aider la coordonnatrice des TI et des bases de données dans le montage des enregistrements et la coordination des publications sur le Centre du savoir.
  • Contribuer à la création d’évaluations des événements pour l’outil de sondage.

Cours en ligne (ACPAU)

  • Fournir un soutien administratif à la coordonnatrice du perfectionnement professionnel en effectuant les tâches suivantes :
  • Envoyer des invitations électroniques aux participants et aux experts.
  • Distribuer l’évaluation de cours et le plan de diffusion.
  • Produire les attestations de formation (fichiers PDF individuels) et les envoyer aux participants.

Autres taches

  • Effectuer d’autres tâches pour aider l’équipe et contribuer à la bonne marche globale du bureau.

Administration générale pour les SANCP (~20 % de la charge de travail)

  • Conformément aux directives de l’analyste de la recherche et des données organisationnelles des SANCP, garder à jour la base de données des membres des SANCP et veiller à reporter régulièrement les modifications/mises à jour effectuées au répertoire des membres.
  • Fournir un soutien administratif général à la direction des SANCP et aux représentants sur le terrain, selon les besoins.

Qualités et compétances

  • Bilinguisme (aisance à s’exprimer, à écrire et à lire en anglais comme en français)
  • Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel et PowerPoint)
  • Solides compétences en gestion de base de données
  • Atout : Expérience avec les réunions virtuelles et outils de webinaire (GoToMeeting/GoToWebinar)
  • Capacité à travailler de façon autonome
  • Capacité à mener plusieurs tâches de front
  • Grand sens du service à la clientèle
  • Grande minutie                               

Expérience recherchée

  • Atout : Expérience dans un organisme à but non lucratif

L’ACPAU offre un excellent programme d’avantages sociaux.  La plage salariale pour ce poste va de 44 974 $ à 52 774 $.