Project Coordinator, Communications / Coordonnateur de projet, Communications

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Scope and Objective

Under the general direction and supervision of the Associate Director, the Project Coordinator, Communications is responsible for providing CAUBO with communications expertise to support the achievement of the Association’s strategic and operational plans.  The incumbent possess strong business writing skills that maximize participation in, awareness of and access to the Association’s offerings as well as editing and proofreading abilities in both English and French. 

They have experience in designing marketing materials, presentations, newsletters and reports in Adobe InDesign as well as experience managing websites and leveraging the use of analytical tools such as Google analytics to develop communication strategies that optimize awareness of member resources.  The Coordinator has working-knowledge of membership-based organizations, and has demonstrated success in developing and implementing member awareness and engagement strategies. They possess strong project coordination skills and is a highly organized multi-tasker.  The Project Coordinator, Communications liaises with colleagues, volunteers, members, partners, and suppliers to ensure that CAUBO’s communications, and membership and event strategies are as efficient and effective as possible. Furthermore, they act as CAUBO’s brand manager, ensuring a consistent and professional image across all platforms. 

Key Responsibilities

Communications/Marketing

  • Works with internal Subject Matter Experts (SMEs) to finalize content for CAUBO’s various publications, reports, websites, event apps, newsletters, communications campaigns, marketing collateral and communications aimed at members, volunteers and event speakers and sponsors.
  • Coordinates the development, design, publishing, proofreading, editing and distribution of all of the above for all events, programs, products, and services.
  • Develops marketing and communications strategies, including recommendations around content, look & feel and suitable mediums, that maximize participation in, awareness of and access to the Association’s offerings and that reflect and support the achievement of CAUBO’s strategic and operational plans. 
  • Ensures consistent look and feel, branding, quality, and consistency for all of CAUBO’s communication vehicles and collateral. 
  • Executes advertising campaigns in accordance with organizational policies. 
  • Manages relationships and workload with external communications suppliers including contractors, freelancers, and vendors (e.g. translators, graphic designers, web designers, printers, writers, video producers etc.).
  • Oversees the CAUBO & FBS websites in conjunction with contributors (Executive Director, Analyst, Professional Development Coordinator, FBS and volunteers) and with the support of the IT & Database Coordinator ensures that web content is up-to-date and frequently refreshed.
  • Regularly reviews and analyzes website & marketing analytics.  Provides conclusions to the content team members and proposes communications strategies accordingly that optimize awareness and utilization of member/participant resources.
    • In collaboration with the Executive Director and publisher, establishes and coordinates the editorial plan and oversees content development for the quarterly University Manager magazine. (CAUBO promos for inclusion in an issue remain with the Project Coordinator, Communications)
  • Using Adobe InDesign, develops and formats presentations, visuals/infographics, educational course guides, and marketing materials.
  • Works with sub-contracted Content Consultants, Advisory Committees and the Executive Director to finalize/polish session descriptions for all PD activities.
  • Develops and recommends strategies to extend the reach of content generated from CAUBO & FBS’ professional development activities via mediums such as newsletters, websites, University Manager, and commonly used peer-to-peer sharing platforms.
  • Develops and recommends strategies to build awareness of and engagement with ancillary services such as the CAUBO career site (Highedjobs.ca).
  • Acts as the Production Manager during the CAUBO AGM, Awards presentations and keynote presentations at the annual conference – liaising with the sub-contracted technical team on-site to ensure a smooth and seamless program.
  • Proposes to management new and innovative approaches to the areas under their responsibility.
  • Oversees the following tasks performed by a freelance writer:
    • Coordinates CAUBO’s Recognition Awards and Q&P Awards programs: develops communications strategies to encourage nominations/submissions and promote winners.
    • Liaises with winners of awards programs to coordinate their presence at awards ceremonies and submission of deliverables for use in videos and print materials; and oversees the development of all related communications.
    • Development of the awards videos.
    • Development of all scripts for the annual conference and other events (including the AGM and awards ceremonies). 
    • Available to proof read issues of the University Manager magazine and support the develoment of CAUBO promos to be published I the magazine (as required).
    • Writes and/or coordinates member and volunteer communications on behalf of CAUBO’s Executive Director.
    • Ad-hoc writing projects such as capturing workshop content

Membership

  • Contributes to the development and implementation of CAUBO membership & FBS’ participant engagement plans
  • Identifies strategic initiatives to improve the member experience.
  • Develops and maintains welcome orientation communications and establishes outreach strategies & ensures that processes are in place to support these.
  • Oversees implementation of membership awareness & engagement strategies.
  • Acts as first point of contact for CAUBO member and prospective member inquiries. FBS member inquires are handled by FBS.
  • Works with CAUBO and FBS to develop and implement mechanisms (such as surveys) to review member/participant satisfaction levels and needs as directed by management.

Other

  • Performs other duties as may be assigned by the Associate Director and Executive Director to satisfy member requirements or to assist the office in general.

Qualifications, skills and competencies

  • Undergraduate degree or equivalent – concentration in marketing and communications preferred
  • Minimum 5 years’ experience in a professional communications role
  • Fluently bilingual – advanced oral and written skill in both English and French
  • Strong organizational and planning skills, with the ability to manage multiple competing priorities
  • High competency in proofreading in English and French, with keen attention to detail
  • Well-developed service orientation and people skills
  • Demonstrated ability to research/investigate issues and resolve problems
  • Ability to effectively work independently
  • High proficiency in MS Office Suite required
  • High proficiency in Adobe InDesign and survey tools.
  • Proficiency in other Adobe Creative Cloud applications is an asset.           

Experience

  • Demonstrated project coordination experience
  • Demonstrated ability to write bilingual marketing messages (a sample business communication piece should be submitted along with application)
  • Experience designing professional marketing materials, presentations and reports (two samples to be included with application)
  • Experience in an association or not-for-profit environment an asset

CAUBO offers a comprehensive fringe benefit package.  The salary range for this position is $58,501 - $72,393.

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Portée des responsabilités et objectif du poste

Remarque : Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte. L’ACPAU favorise la diversité, et le poste est ouvert à tous de façon égale.

Sous la direction et la supervision générale de la directrice associée, le coordonnateur de projet, Communications, met son expertise en communications au service des plans stratégiques et opérationnels de l’ACPAU. Excellent rédacteur pour les communications d’entreprise, le titulaire du poste fait rayonner les messages et offres de l’ACPAU de manière à maximiser leur diffusion, la participation aux activités et l’accès à l’information. Il possède aussi des habiletés en révision et en correction d’épreuves, en français comme en anglais.

Doté d’une expérience en préparation de documents marketing, de présentations, d’infolettres et de rapports dans Adobe InDesign, le titulaire du poste sait aussi gérer des sites Web et exploiter des outils d’analytique (comme Google Analytics), le tout en vue d’élaborer des stratégies de communication qui optimisent la connaissance des ressources offertes aux membres. Le titulaire du poste, qui possède une connaissance pratique des organisations fondées sur l’adhésion, a su faire ses preuves en élaborant et en instaurant des stratégies de sensibilisation et d’engagement des membres. As de l’organisation, il excelle dans la coordination de projet et l’art de gérer plusieurs activités de front. Son travail l’amène à communiquer avec les collègues, les bénévoles, les membres, les partenaires et les fournisseurs pour optimiser l’efficience et l’efficacité des communications de l’ACPAU ainsi que des stratégies liées à l’adhésion et aux événements. Enfin, le titulaire du poste joue un rôle de gestionnaire de marque pour l’ACPAU en veillant à ce que toutes les plateformes projettent une image uniforme et professionnelle de l’organisation.

Principales responsabilités

Communications et marketing

  • Travailler avec les experts de chaque sujet pour mettre la dernière touche au contenu de l’ACPAU s’adressant aux membres, aux bénévoles, aux conférenciers et aux commanditaires (publications, rapports, sites Web, applications d’événements, infolettres, campagnes de communication, matériel de marketing et autres communications).
  • Coordonner la préparation, la conception, la révision, la correction d’épreuves, la publication et la distribution du contenu susmentionné pour tous les événements, programmes, produits et services.
  • Élaborer des stratégies de marketing et de communication, notamment des recommandations sur le contenu, l’image et la convivialité ainsi que l’adéquation des moyens de communication, afin de faire rayonner les offres de l’ACPAU et d’ainsi maximiser leur diffusion, la participation aux activités et l’accès à l’information, ce qui servira aux visées des plans stratégiques et opérationnels de l’organisation.
  • Assurer l’uniformité de l’image, de la marque et de la qualité pour tous les moyens de communication de l’ACPAU et produits et documents en découlant.
  • Mener des campagnes publicitaires conformément aux politiques organisationnelles.
  • Gérer les relations et le flux de travail avec les fournisseurs externes, pigistes et sous-traitants liés aux communications (traduction, graphisme, conception Web, impression, rédaction, production vidéo, etc.).
  • Superviser la préparation du contenu Web de l’ACPAU et des SANCP de concert avec d’autres contributeurs (direction générale, analyste, coordonnatrice du perfectionnement professionnel, SANCP, bénévoles) et, avec la coordinatrice des TI et des bases de données, veiller à la mise à jour régulière du contenu Web.
  • Examiner régulièrement l’analytique Web et marketing, présenter ses conclusions à l’équipe chargée du contenu et proposer des stratégies de communication adaptées, qui feront connaître le plus efficacement possible les ressources aux membres/participants et en optimiseront leur utilisation.
    • En collaboration avec la direction générale et l’éditeur, définir et coordonner l’élaboration du plan de rédaction de la revue trimestrielle Gestion universitaire et en superviser la préparation du contenu. (Les articles promotionnels de l’ACPAU pour publication dans un numéro relèvent du coordonnateur de projet, Communications).
  • Avec Adobe InDesign, préparer et mettre en forme des présentations, des documents visuels/infographiques, des guides pédagogiques et du matériel de marketing.
  • Travailler avec les conseillers en création de contenu en sous-traitance, les comités consultatifs et la direction générale pour peaufiner la description des séances pour toutes les activités de perfectionnement professionnel.
  • Élaborer et recommander des stratégies pour élargir la portée du contenu lié aux activités de perfectionnement professionnel de l’ACPAU et des SANCP, en misant par exemple sur les infolettres, les sites Web, la revue Gestion universitaire et les plateformes populaires de partage entre pairs.
  • Élaborer et recommander des stratégies visant à faire connaître les services auxiliaires de l’ACPAU et à favoriser leur utilisation, par exemple via son site de recherche d’emploi (EmploisEnsSup.ca).
  • Agir comme responsable de la production pendant l’assemblée générale annuelle, la remise des prix et les présentations principales au congrès annuel de l’ACPAU, en communiquant avec l’équipe technique sous-traitante sur place pour assurer le bon déroulement des choses.
  • Proposer à la direction des approches nouvelles et innovantes dans les secteurs sous sa responsabilité.
  • Superviser la réalisation des tâches suivantes, assumées par un rédacteur pigiste :
    • Coordonner les programmes de prix de l’ACPAU (prix de reconnaissance et prix de la qualité et de la productivité) : mettre au point des stratégies de communication pour encourager les nominations et les candidatures et faire connaître les lauréats.
    • Communiquer avec les lauréats pour coordonner leur présence aux cérémonies de remise des prix et l’envoi de matériel pour les vidéos et publications connexes, et superviser la production des communications connexes.
    • Préparer les vidéos pour les remises de prix.
    • Préparer toutes les allocutions présentées au congrès annuel et à d’autres événements (comme l’assemblée générale annuelle et les remises de prix).
    • Être disponible pour la correction d’épreuves des numéros de la revue Gestion universitaire et contribuer à la préparation des articles promotionnels de l’ACPAU à publier à l’intérieur (selon les besoins).
    • Rédiger ou coordonner les communications aux membres et aux bénévoles au nom de la direction générale de l’ACPAU.
    • S’occuper de projets de rédaction spéciaux, comme la consignation du contenu des ateliers.

Membres

  • Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre des plans de recrutement de membres/participants pour l’ACPAU et les SANCP.
  • Définir des initiatives stratégiques permettant d’améliorer l’expérience des membres.
  • Préparer et tenir à jour les trousses d’accueil et établir des stratégies d’information, en veillant à ce que des processus soient en place pour les soutenir.
  • Superviser la mise en œuvre de stratégies de sensibilisation et d’engagement des membres.
  • Agir comme premier point de contact pour répondre aux demandes des membres actuels et potentiels de l’ACPAU. Les SANCP s’occupent des demandes de leurs propres membres.
  • Travailler avec l’ACPAU et les SANCP pour élaborer et instaurer des mécanismes (ex. sondages) visant à évaluer la satisfaction et les besoins des membres/participants, et ce, conformément aux consignes de la direction.

Autres tâches

Accomplir les autres tâches confiées par la directrice associée ou la direction générale afin de répondre aux besoins des membres et de contribuer à la bonne marche globale du bureau.

Titres, qualités et compétences

  • Atout : Diplôme universitaire de premier cycle ou l’équivalent – concentration en communications ou marketing
  • Au moins cinq années d’expérience professionnelle en communications
  • Bilinguisme (excellentes compétences en communication orale et écrite, en français comme en anglais)
  • Grand sens de l’organisation et de la planification; capacité à gérer de multiples priorités concurrentes
  • Solides compétences en correction d’épreuves en français comme en anglais, conjuguées à un grand souci du détail
  • Souci marqué du service à la clientèle; bon entregent
  • Compétence avérée pour la recherche, l’analyse de dossiers et la résolution de problèmes
  • Capacité à travailler efficacement de façon autonome
  • Solide maîtrise de la suite MS Office (obligatoire)
  • Solide maîtrise d’Adobe InDesign et des outils de sondage
  • Atout : Connaissance d’autres applications d’Adobe Creative Cloud

Expérience recherchée

  • Expérience avérée en coordination de projets
  • Habileté confirmée en rédaction marketing bilingue (joindre à la candidature un échantillon de texte rédigé en contexte professionnel)
  • Expérience en préparation de rapports, de présentations et de matériel de marketing de qualité professionnelle (joindre deux échantillons à la candidature)
  • Atout : Expérience dans le milieu associatif ou dans un organisme à but non lucratif

L’ACPAU offre un excellent programme d’avantages sociaux.  La plage salariale pour ce poste va de 58 501 $ à 72 393 $.