Program Assistant, Professional Development and Member Services

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Term:                          Full time permanent

Reports to:                  Director, Professional Development

Created:                      July 2022

Position Summary

 

This position is responsible for the administrative duties associated with CAO’s CCOA program (French and English) and OD education. This position contributes to and assists with in-house CPD development by working with and supporting subject-matter experts and other relevant stakeholders to design, develop, implement, and deliver CAO’s online programming.  The position is also the department’s liaison for IT related activities including administration and management of the learning management system, database, instructional technology support and first line troubleshooting.

 

Primary Duties and Responsibilities

 

  • CCOA Program and OD Education Administration and System Administrator

 

Coordinates registration for all professional development offerings.

 

Creates and maintains program profiles in the learning management system.

 

Responds to candidate inquiries (registration, withdrawals, renewals, and other administrative requests) and provides customer support.

 

Participates in QC processes for online module and exam delivery (beta tests, reviews statistical analyses and identifies errors/concerns for DPD).

 

Creates and maintains reports/relevant analytics for the education department.

 

Collates comments on course and exam evaluations and reports to DPD, making recommendations to improve process/quality.

 

Travel to CCOA workshops, as required.

 

 

 

  • Instructional Design & Development (Support)

 

Supports and assists the E-Learning Specialist with the development of CAO in house virtual programming.

 

Supports and assists the E-Learning Specialist with instructional technology platforms to design, develop and publish online programming.

 

Supports and assists the E-Learning Specialist with tracking development processes, reporting regularly to the DPD.

 

Administers and coordinates webinars including recording and\or live event logistics.

 

  • Other Responsibilities

 

Assists with the revision and formatting of existing inventory as needed.

 

Monitors and maintains CCOA and Member Services website and develops new content as required.

 

Creates, updates, and maintains job manual.

 

Any other related duties as assigned by the Director, Professional Development.

 

Key Skills

  • Fluently bilingual (English/French)
  • High level of written and oral communication skills, in both English and French
  • High level of interpersonal and customer service skills
  • Strong attention to detail
  • Good organizational skills, needs to monitor, prioritize, and control workload
  • Ability to think critically, problem solve, plan, and make recommendations
  • Ability to work independently with minimum supervision
  • Advanced knowledge of administrative software (Microsoft Office Suite).
  • Ability to learn and master new systems and software applications

 

Minimum qualifications

  • Diploma in Office Administration – or equivalent combination of education and work experience
  • Knowledge/experience of office procedures with an advanced knowledge of administrative software
  • Experience and comfort with learning management systems (Top Class preferred)
  • Experience with online course development/instructional technology (Articulate 360 preferred)

 

 

Assets

  • Ability to work overtime and travel if required
  • Previous experience with a non-profit organization
  • Experience/knowledge of meeting planning\event management

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Titre du poste : Adjoint ou adjointe de programme, Perfectionnement professionnel et services aux membres

 

Durée :                        Permanent à temps plein

 

Supérieur immédiat :             Directeur ou directrice, Perfectionnement professionnel

Sommaire du poste

 

Le ou la titulaire de ce poste est responsable des tâches administratives associées au programme d’assistant optométrique canadien certifié (AOCC) en français et en anglais de l’ACO et à la formation des optométristes. Il contribue à l’élaboration du programme interne de perfectionnement professionnel continu en travaillant avec des experts en la matière et d’autres intervenants et en les appuyant dans la conception, l’élaboration, la mise en œuvre et la prestation des programmes en ligne de l’ACO. Il joue aussi le rôle d’agent de liaison du service pour les activités liées aux technologies de l’information, y compris l’administration du système de gestion de l’apprentissage et de la base de données, ainsi que le soutien technologique à la pédagogie et le dépannage de première ligne.

 

Tâches et responsabilités principales

 

  • Administration du programme d’AOCC, de la formation des optométristes et des systèmes

 

Coordonner l’inscription à toutes les offres de perfectionnement professionnel.

 

Créer et tenir à jour les profils de programme dans le système de gestion de l’apprentissage.

 

Répondre aux demandes des candidats et candidates (inscription, retrait, renouvellement et autres tâches administratives) et leur offrir du soutien à la clientèle.

 

Participer aux processus de contrôle de la qualité pour la prestation des modules en ligne et des examens (tests bêta, examen des analyses statistiques et communication des erreurs et des préoccupations au service du perfectionnement professionnel).

 

Créer et tenir à jour des rapports, notamment d’analytique, pour le service de la formation.

 

Recueillir des commentaires issus des évaluations de cours et d’examens et en faire rapport au service du perfectionnement professionnel, en formulant des recommandations pour améliorer le processus et la qualité.

 

Se rendre aux ateliers du programme d’AOCC, au besoin.

 

 

 

  • Conception et élaboration de contenu pédagogique (soutien)

 

Soutenir et aider le ou la spécialiste de l’apprentissage en ligne dans l’élaboration de programmes virtuels internes.

 

Soutenir et aider le ou la spécialiste de l’apprentissage en ligne dans l’utilisation des plateformes technologiques pour la production pédagogique, afin de concevoir, d’élaborer et de publier des programmes en ligne.

 

Soutenir et aider le ou la spécialiste de l’apprentissage en ligne dans le suivi des processus d’élaboration et faire régulièrement rapport au service du perfectionnement professionnel.

 

Administrer et coordonner les webinaires, y compris voir à la logistique des événements en direct et des enregistrements.

 

  • Autres responsabilités

 

Aider à la révision et au formatage des actifs actuels, au besoin.

 

Surveiller et tenir à jour le site Web du programme d’AOCC et des services aux membres et élaborer du nouveau contenu au besoin.

 

Créer et tenir à jour le manuel d’emploi.

 

Toute autre tâche connexe assignée par le directeur ou directrice, Perfectionnement professionnel.

 

Compétences clés

  • Bilinguisme intégral (anglais et français)
  • Compétences de haut niveau en communication orale et écrite, en français comme en anglais
  • Excellentes qualités relationnelles et compétences en service à la clientèle
  • Grand souci du détail
  • Bon sens de l’organisation pour être en mesure de surveiller la charge de travail, de la contrôler et d’établir les priorités
  • Pensée critique et bonne aptitude à régler les problèmes, à faire de la planification et à formuler des recommandations
  • Capacité à travailler de façon autonome avec une supervision minimale
  • Connaissance approfondie des logiciels administratifs (suite Microsoft Office).
  • Capacité d’apprendre et de maîtriser de nouveaux systèmes et applications logicielles

 

Qualification minimale

  • Diplôme en administration de bureau ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail
  • Connaissance/expérience des procédures de bureau et connaissance poussée des logiciels administratifs
  • Expérience et maîtrise des systèmes de gestion de l’apprentissage (idéalement, TopClass)
  • Expérience de l’élaboration de cours en ligne et des technologies de production pédagogique (idéalement, Articulate 360)

Atouts

  • Capacité de faire des heures supplémentaires et de se déplacer au besoin
  • Expérience au sein d’un organisme sans but lucratif
  • Expérience/connaissance de la planification de réunions ou de la gestion d’événements