Executive Assistant / Adjoint(e) de direction

EXECUTIVE ASSISTANT

The Organization

The Labour Market Information Council (LMIC) is a not-for-profit organization created in 2017 by the Forum of Labour Market Ministers (FLMM) to identify pan-Canadian strategies to address the need for more consistent and accessible labour market information for Canadians.

LMIC’s mandate is to improve the timeliness, reliability, and accessibility of labour market information for employers, workers, job seekers, academics, policy makers, educators, career practitioners, students, parents, and under-represented populations.

With an office in downtown Ottawa near public transit and other amenities, LMIC operates on a voluntary hybrid model to provide staff with maximum flexibility to balance life and work obligations.

THE OPPORTUNITY

LMIC is looking for an experienced executive assistant to support its Executive Director, its Management Team and Board of Directors in leading this young organization in the next phase of its growth.

This opportunity will appeal to anyone who thrives in complex environments and knows how to deal with people and circumstances with tact and discretion. The ideal candidate will be a big-picture person with an eye for detail, highly organized, self-motivated and an excellent communicator.

In addition to providing executive support to the Executive Director and Management Team, the Executive Assistant will act as the Corporate Secretary to the organization, supporting its Board and committees while acting as the custodian of the organization’s corporate records. 

The responsibilities of this position are varied and offer scope for personal, professional and career growth. This full-time, permanent position reports to the Executive Director.

THE ROLE

Executive services

• Organize, manage and optimize the Executive Director’s agenda.
• Organize and manage office and other organizational activities and workflows for the Executive Director.
• Facilitate and coordinate institutional and/or executive level contact with a variety of stakeholders including LMIC members and their staff, other government departments, corporate partners and advisors by fostering collaborative and responsive relations.
• Provide administrative support to the Management Team and its members.
• Maintain a record of Management Team decisions and action items and ensure appropriate follow up on both.
• Develop and maintain a comprehensive contact and stakeholder engagement database.
• Monitor all electronic and other correspondence addressed to the Executive Director, ensure appropriate and prompt response and follow up.
• Draft and format messages and other correspondence for the Executive Director
• Oversee bookings, travel and other related logistics for the Executive Director and members of the Management team as necessary.  
• Oversee overall office administration including liaising with key suppliers and service providers
• Actively identify opportunities and promote administrative and process efficiencies related to the role.

Board and Committee Meeting Preparation and Support

• Coordinate the development and distribution of the Board and Committee Agendas
• Coordinate logistics for board meetings, including venue arrangements, travel arrangements, and catering if necessary.
• Attend board and committee meetings and accurately record minutes, capturing key discussions, decisions, and action items.

Corporate Governance and Compliance

• Work closely with the board of directors and executive management to facilitate smooth corporate governance processes.
• Ensure compliance with all legal and regulatory requirements by preparing and submitting corporate filings on time.
• Monitor compliance with corporate governance policies, bylaws, and applicable regulations.

Document and Records Management

• Prepare and maintain corporate records, including resolutions, certificates, and other corporate documents.
• Maintain up-to-date corporate records, including resolutions, bylaws, minute book, risk register and other governance documents.
• Organize and maintain an online centralized repository for board-related documents, ensuring easy accessibility and version control.

QUALIFICATIONS

Aptitudes

• Strong organizational skills that reflect the ability to perform and prioritize multiple tasks seamlessly with attention to detail. 

• Very strong interpersonal skills and the ability to build relationships with stakeholders including staff, board members, and external partners.
• Excellent language and grammar skills, capable of composing and proofreading/editing correspondence with consistent accuracy.

• Proven ability to handle confidential and sensitive information with discretion, exhibit tact, diplomacy and good judgment, with high standards of ethics and confidentiality.

• Forward looking individual, who actively seeks opportunities and proposes solutions.

Education and Experience

• Post secondary diploma in Business Administration or other related field.
• Minimum five years of experience in a related administrative, progressive role is required; direct experience in a not-for-profit or government/public sector organization is highly desirable.
• Familiarity with principles and foundations of good governance and/or experience serving on, or supporting a board of directors is highly desirable
• Proficiency in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Google Suite and other office applications is required.

Language

Bilingualism (English/French) is considered a strong asset

HOW TO APPLY

Interested candidates are invited to forward an up-to-date resume along with an expression of interest outlining how your experience and qualifications align with the role to EA@lmic-cimt.ca no later than December 8, 2023.

Salary: $60,000 -- $ 80,000 per year (plus competitive ancillary benefits)

ADJOINT(E) DE DIRECTION

ORGANISATION

Le Conseil de l’information sur le marché du travail (CIMT) est un organisme sans but lucratif créé en 2017 par le Forum des ministres du marché du travail (FMMT) pour définir des stratégies pancanadiennes afin de répondre au besoin d’une information plus uniforme et accessible sur le marché du travail pour les Canadiens et les Canadiennes.

Le CIMT a pour mandat d’améliorer l’accessibilité à l’information sur le marché du travail, la fiabilité de l’information et la rapidité de diffusion pour les employeurs, les travailleurs, les chercheurs d’emploi, les universitaires, les décideurs, les éducateurs, les professionnels en développement de carrière, les étudiants, les parents et les populations sous-représentées.

Avec ses bureaux au centre-ville d’Ottawa, à proximité des transports en commun et d’autres commodités, le CIMT fonctionne selon un modèle hybride volontaire offrant au personnel un maximum de latitude pour concilier vie privée et obligations professionnelles.

POSSIBILITÉ D’EMPLOI

Le CIMT est à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction expérimenté(e) pour aider son directeur général, son équipe de direction et son conseil d’administration à guider cette jeune organisation dans la prochaine phase de sa croissance.

Cette possibilité d’emploi s’adresse à toute personne qui s’épanouit dans la complexité et qui sait gérer les personnes et les circonstances avec tact et discrétion. Le candidat idéal saura voir les choses en grand tout en gardant le souci du détail. Il sera très bien organisé, motivé et doté d’un excellent talent de communicateur.

En plus de fournir un soutien opérationnel au directeur général et à l’équipe de direction, l’adjoint(e)de direction assumera le rôle de secrétaire de l’organisation, en soutenant son conseil d’administration et ses comités, tout en étant le gardien des registres de l’organisation. 

Les responsabilités de ce poste sont variées et offrent des perspectives d’évolution personnelle, professionnelle et de carrière. Ce poste permanent à temps plein est placé sous la responsabilité du directeur général.

RÔLE

Services de direction

• Organiser, gérer et optimiser l’agenda du directeur général.
• Organiser et gérer le bureau et d’autres activités organisationnelles et flux de travail pour le directeur général.
• Faciliter et coordonner les relations de l’établissement et de la direction avec diverses parties prenantes, notamment les membres du CMIT et leur personnel, les autres ministères, les entreprises partenaires et leurs conseillers, en cultivant la collaboration et la réactivité.
• Fournir un soutien administratif à l’équipe de direction et à ses membres.
• Tenir un registre des décisions et des mesures prises par l’équipe de gestion et en assurer le suivi de manière efficace.
• Élaborer et tenir à jour une base de données complète des interlocuteurs et des parties prenantes.
• Assurer le suivi de toute la correspondance, électronique ou autre, adressée au directeur général, et veiller à ce que les réponses soient satisfaisantes, rapides et accompagnées d’un suivi.
• Rédiger et mettre en forme des messages et d’autres types de correspondance pour le directeur général.
• Superviser les réservations, les voyages et les autres aspects logistiques connexes pour le directeur général et les membres de l’équipe de direction, selon les besoins. 
• Superviser l’ensemble de l’administration du bureau, y compris la liaison avec les principaux fournisseurs et prestataires de services.
• Rechercher de manière proactive les possibilités d’amélioration et promouvoir les gains d’efficacité administrative et des processus en lien avec la fonction.

Préparer et soutenir les réunions du conseil d’administration et des comités

• Coordonner l’élaboration et la distribution des ordres du jour du conseil d’administration et des comités.
• Coordonner la logistique des réunions du conseil d’administration, y compris trouver un lieu de réunion, prendre les dispositions nécessaires pour les déplacements et prévoir un service de traiteur si besoin est.
• Assister aux réunions du conseil d’administration et des comités et rédiger avec précision les procès-verbaux, en y consignant les principales discussions, décisions et mesures à prendre.

Gouvernance de l’organisation et conformité

• Travailler en étroite collaboration avec le conseil d’administration et la direction générale afin de faciliter les processus de gouvernance de l’organisation.
• Veiller au respect de toutes les exigences légales et réglementaires en préparant et en soumettant les documents officiels dans les délais impartis.
• Veiller au respect des politiques de gouvernance de l’organisation, de ses statuts et des réglementations en vigueur.

Gestion des documents et des registres

• Préparer et tenir à jour les registres de l’organisation, y compris les résolutions, les certificats et les autres documents de l’organisation.
• Tenir à jour les registres de l’organisation, y compris les résolutions, les statuts, le registre des procès-verbaux, le registre des risques et les autres documents de gouvernance.
• Organiser et maintenir un répertoire centralisé en ligne des documents du conseil d’administration, afin d’en faciliter l’accès et d’en gérer les versions.

COMPÉTENCES

Aptitudes

• De solides compétences en matière d’organisation démontrant une capacité à exécuter et à hiérarchiser de multiples tâches avec aisance et en accordant toute l’attention voulue aux détails. 

• Très bonnes compétences interpersonnelles et capacité à établir des relations fructueuses avec les parties prenantes, y compris le personnel, les membres du conseil d’administration et les partenaires externes.
• Excellentes compétences linguistiques et grammaticales, capacité à rédiger et à relire et réviser la correspondance avec une rigueur égale.

• Aptitude avérée à traiter les renseignements confidentiels et délicats avec discrétion, à faire preuve de tact, de diplomatie et de bon jugement, et à respecter des normes élevées en matière d’éthique et de protection de la vie privée.

• Personne résolument tournée vers l’avenir, qui recherche activement de nouvelles possibilités et propose des solutions.

Formation et expérience

• Diplôme d’études supérieures en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Un minimum de cinq ans d’expérience dans un poste d’administration évolutif est requis; une expérience directe dans une organisation à but non lucratif ou dans le secteur public ou gouvernemental est vivement souhaitée.
• Une bonne connaissance des principes et des fondements de la bonne gouvernance ou une expérience au sein d’un conseil d’administration ou en soutien à un conseil d’administration sont vivement souhaitées.
• La maîtrise des logiciels Microsoft Word, Excel et PowerPoint, de la suite Google et d’autres applications bureautiques est requise.

Langues

Le bilinguisme anglais-français est considéré comme un atout majeur.

Salaire : 60 000 à 80 000 dollars par an (plus avantages sociaux concurrentiels accessoires)

COMMENT POSTULER

Les candidats intéressés sont invités à envoyer leur curriculum vitae à jour ainsi qu'une manifestation d'intérêt expliquant en quoi leur expérience et leurs qualifications correspondent au poste à pourvoir à EA@lmic-cimt.ca au plus tard le 8 décembre 2023.