Membership and Operations Coordinator

The Organization

CATA is the certifying and governing body for Certified Athletic Therapists practicing in Canada. Established in 1965 by a group of athletic therapists working with professional hockey and football teams, CATA now represents over 3000 members. We are dedicated to the advancement and growth of the Athletic Therapy profession through advocacy, education, and research.

Certified Athletic Therapists (CAT(C)s) are experts in treating injuries to the musculoskeletal system (muscles, bones, and joints), including injury prevention, assessment, emergency and acute care, rehabilitation and re-conditioning.

Overview of Position

Our association is seeking a dynamic and proactive individual to join our team as Membership and Operations Coordinator.  We are offering a remote position that allows you to work from anywhere in Canada, along with a comprehensive group benefits plan.  We prioritize fostering a positive and collaborative work environment, coupled with providing training and educational opportunities to support your professional growth and development.   

As Membership and Operations Coordinator, you will support various senior staff members including the Executive Director, Director of Operations, and Director of Member Engagement and Partnerships. The ideal candidate will be bilingual, possess a minimum of three years of association experience, and demonstrate strong technological aptitude.

Key Responsibilities

• Coordinate member programs including awards, volunteer committees, and course providers.
• Oversee member support including onboarding, renewals, surveys and respond to general member inquiries.
• Review, process, and distribute communications including proofreading and translation. 
• Conduct online research to collect background information for projects, source contacts and vendors, etc.
• Organize and maintain digital and hard copy documents, records, and other ​reference materials. 
• Support event planning and logistics for conferences, webinars, town halls and virtual meetings.  
• Manage the member database including updating records and generating reports.
• Oversee general administrative tasks including inbound/outbound mail, banking, invoicing, and other administrative activities.
• Streamline work processes and improve workflow to increase efficiency. 

Qualifications, Knowledge, Skills and Abilities:

• Post secondary degree.
• Bilingual proficiency in English and French.
• Minimum of three year’s experience in a staff role with a non-profit professional or trade association.
• Strong technological skills, including proficiency with MS Office Suite, spreadsheets (Excel, Google Sheets), chat apps (Teams, Slack or similar), file sharing apps (SharePoint, Dropbox, OneDrive or similar).
• Familiarity with CRM and email systems.
• Outgoing personality with strong interpersonal skills.
• Ability to communicate effectively, both verbally and in writing.
• Ability to work collaboratively in a team environment.

Commitment to Diversity, Equity, and Inclusion:

CATA is committed to fostering an inclusive workplace environment where diversity is celebrated and valued. We believe that a diverse team leads to innovative solutions and better serves our members and stakeholders. We encourage applications from individuals of all backgrounds, including those from underrepresented communities, and we are dedicated to creating equal opportunities for all employees.

Application Process:

If you are passionate about association management and meet the qualifications outlined above, we encourage you to apply. Please submit your resume, along with a cover letter highlighting your relevant experience and why you are interested in joining our team, to melanie@athletictherapy.org. We thank all applicants for their interest, however, only those selected for an interview will be contacted.

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L’organisation

L’ACTS est l’organisme administratif et d’agrément des thérapeutes du sport agréés qui exercent au Canada. Fondée en 1965 par un groupe de thérapeutes du sport qui travaillaient auprès d’équipes professionnelles de hockey et de football, l’ACTS représente maintenant plus de 3 000 membres. Nous nous consacrons à la promotion et au développement de la profession de thérapeute du sport par la sensibilisation, la formation et la recherche.

Les thérapeutes du sport agréés « CAT(C) » sont des experts dans les soins des blessures de l’appareil locomoteur (muscles, os et articulations), y compris la prévention des blessures, l’évaluation, les soins d’urgence et les soins actifs, la rééducation et le reconditionnement.

Aperçu du poste

Notre association est à la recherche d’une personne dynamique et proactive pour rejoindre notre équipe en tant que coordonnateur des adhésions et des opérations. Ce poste à distance vous permet de travailler de n’importe où au Canada, et est assorti d’un régime d’avantages sociaux complet. Nous mettons l’accent sur un environnement de travail positif et propice à la collaboration, en plus d’offrir des occasions de formation et d’apprentissage qui appuient votre croissance et votre perfectionnement professionnels. 

En tant que coordonnateur des adhésions et des opérations, vous apporterez votre soutien à divers membres de la haute direction, notamment le directeur général, le directeur des opérations et le directeur de l’engagement des membres et des partenariats. Le candidat idéal est bilingue, possède au moins trois (3) ans d’expérience au sein d’associations et dispose d’un savoir-faire technologique marqué.

Principales responsabilités

• Coordonner les programmes destinés aux membres, y compris les récompenses, les comités de bénévoles et les prestataires de cours ;
• Superviser le soutien aux membres, y compris l’intégration, les renouvellements, les enquêtes et les réponses aux questions d’ordre général des membres ;
• Examiner, préparer et diffuser les communications, incluant leur correction et leur traduction ; 
• Effectuer des recherches en ligne afin de recueillir des renseignements généraux pour les projets, identifier les contacts et les fournisseurs, etc. ;
• Organiser et conserver les documents numériques et imprimés, les dossiers et tout autre matériel de référence ; 
• Apporter un soutien à la planification et à la logistique des conférences, des webinaires, des assemblées générales et des réunions virtuelles ;
• Gérer la base de données des membres, notamment en mettant à jour les dossiers et en produisant des rapports ;
• Superviser les tâches administratives générales, dont le courrier d’arrivée et de sortie, les opérations bancaires, la facturation et les autres activités administratives ;
• Rationaliser les processus de travail et optimiser le flux de travail afin de gagner en efficacité. 

Qualifications, connaissances, compétences et capacités :

• Diplôme d’études supérieures ;
• Maîtrise de l’anglais et du français ;
• Minimum de trois (3) ans d’expérience dans un poste consultatif au sein d’une association professionnelle ou commerciale à but non lucratif ;
• Solides compétences technologiques, notamment maîtrise de la suite MS Office, des feuilles de calcul (Excel, Google Sheets), des applications de clavardage (Teams, Slack ou équivalent), des applications de partage de fichiers (SharePoint, Dropbox, OneDrive ou équivalent) ;
• Connaissance de base des systèmes de gestion de la relation client (CRM) et des systèmes de courriel ;
• Personnalité extravertie et fortes compétences interpersonnelles ;
• Capacité à communiquer efficacement, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Capacité à travailler en équipe, dans un esprit de collaboration.

Engagement en faveur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion :

L’ACTS s’engage à favoriser un milieu de travail inclusif où la diversité est célébrée et valorisée. Nous croyons qu’une équipe diversifiée permet de trouver des solutions innovantes et de mieux satisfaire nos membres et nos parties prenantes. Nous invitons les candidatures de personnes de toutes origines, y compris celles des communautés sous-représentées, et nous mettons l’accent sur l’égalité des chances pour tous.

Processus de candidature :

Si la gestion des associations vous passionne et que vous répondez aux qualifications décrites ci-dessus, nous vous invitons à poser votre candidature. Veuillez soumettre votre curriculum vitae, accompagné d’une lettre de motivation soulignant votre expérience pertinente et les raisons pour lesquelles vous souhaitez rejoindre notre équipe, à l’adresse suivante : melanie@athletictherapy.org. Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature, toutefois nous ne communiquerons qu’avec celles qui sont convoquées à une entrevue.