Membership & Events Coordinator / Coordonnateur ou coordonnatrice, Adhésions et événements

(Le français suivra)

Position Summary

The Membership & Events Coordinator is responsible for the coordination and support of various administrative functions of the Membership & Events department related to member stewardship & support, membership-related data entry, member recruitment, engagement, retention and service delivery.

This position also provides reception and general office administration back-up for the CAMRT office.

Membership Administration:

  • As the initial point of contact for members, responds to member inquiries by phone, fax or email with regards to fees, benefits of membership, course or exam deadlines, processes etc.;
  • Determines eligibility for reinstatement, limited practice membership and reciprocal membership (OTRQ) in accordance with established guidelines and liaises/advises with provincial organizations accordingly;
  • Liaises with provincial organizations and advises them and members regarding transfers, resignations, liability insurance and refresher training. Provides membership supplies to the provincial organizations as needed;
  • Maintains currency of information relevant to the Membership & Events department on all CAMRT websites, either via direct basic content updates or by liaising with the appropriate communications or IT personnel, in accordance with website policies and guidelines;
  • Responsible for the Online Career Portal, including employer and employee resources and job listings.

Association Management System

Working closely with the Manager, IT/Web:

  • Ensures the timely and accurate uploading and entry of dues into the membership database and reconciles with accounting;
  • Ensures member records are complete, accurate and adhere to CAMRT standards;
  • Identifies areas for improvement to AMS processes and procedures
  • Updates Membership-related data-entry user guides
  • Designs and maintains useful and accurate membership reports in database and produces monthly, quarterly and annual membership and other statistical reports as required
  • Recommends new, or revisions to existing, membership-related policies, by-laws, rules and procedures and categories;
  • Completes membership administrative services, such as but not limited to, transfers, resignations, student registrations and general member record keeping
  • Ensures compliance with membership-related policies, by-laws, and rules and procedures, and keeps staff and provincial organizations informed of changes as necessary;
  • Ensures member information is collected, stored and shared in accordance with privacy laws and CAMRT’s privacy policy.

Administrative Support for Conferences & Events

  • Provides administrative support services such as, but not limited to, conference & event registrations, refunds and cancellations where applicable, packing and shipping of materials to events;
  • Responsible for overall preparation and coordination of the Annual General Meeting, including, but not limited to: recruiting volunteers; ensuring orientation of scrutineers and scanners; coordinating logistical requirements of speakers and presenters;
  • Assists with preparation and sending of invoices to conference attendees, and exhibitors; and,
  • Provides administrative support for other events as appropriate.

Other Responsibilities

  • Monitors voice mail and distributes messages
  • Manages member survey bounce-backs and unsubscribe requests received via camrt.ca
  • Takes on special tasks or projects from time-to-time, as agreed with the Director of Membership & Events
  • Provides administrative support to the Director of Membership and Events as required

Qualifications:

  • Post secondary education in an administrative or customer/member service field, and/or equivalent education and experience.
  • Prior experience in a member-based association environment with demonstrated understanding of association needs and challenges;
  • Fluently bilingual in French and English with excellent written and oral communication skills and strong interpersonal skills for dealing professionally with members, volunteers, students and other organizations;
  • A strong working knowledge of Microsoft Office, including Outlook, Word and Excel, and a facility with both desktop computers and standard office equipment;
  • Strong experience and facility with use of member databases, report generation, and data analysis.
  • Exceptional organization skills, and the ability to work under pressure, multitask and to use sound judgement to effectively deal with competing priorities;
  • A positive and constructive attitude for improving office systems and procedures, and a willingness to acquire new skills and take on new responsibilities;
  • Ability to work in a team and thrive in a fast-paced environment;
  • Familiarity with web content management systems, specifically WordPress is considered an asset

If this position is of interest to you and you believe you meet the requirements as outlined, kindly email your CV and letter of introduction to hr-rh@camrt.ca by 5pm on Friday, June 14th, 2019

CAMRT is committed to employment equity and diversity in the workplace and offers an excellent working environment combined with a competitive and comprehensive compensation and benefits package. 

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Sommaire du poste

Le coordonnateur ou la coordonnatrice, Adhésions et événements est responsable de coordonner et de soutenir les différentes fonctions administratives du service des Adhésions et événements liées au soutien aux membres, à la saisie des données sur les membres, au recrutement des membres, à la mobilisation, à la rétention et à la prestation des services.

Le poste assure également la relève de la réception et de l’administration générale du bureau pour le bureau de l’ACTRM.

Administration de l’adhésion

  • À titre de point de contact initial pour les membres, répondre aux demandes d’information des membres par téléphone, télécopieur ou courriel, sur les cotisations, les avantages de l’adhésion, les dates limites pour les cours ou les examens, les processus, etc.
  • Déterminer l’admissibilité à la réintégration, l’adhésion à titre de membre en exercice limité et adhésion réciproque (OTRQ), conformément aux directives établies et assurer une liaison et une fonction de conseil auprès des organisations provinciales.
  • Assurer la liaison avec les organisations provinciales et conseiller ces organisations ainsi que leurs membres sur les transferts, les démissions, l’assurance responsabilité et la formation de mise à jour. Fournir du matériel d’adhésion aux organisations provinciales au besoin.
  • Tenir à jour l’information sur le service des Adhésions et des événements sur toutes les plateformes Web de l’ACTRM, par mise à jour directe du contenu ou en assurant la liaison avec le personnel de communications ou de TI approprié, conformément aux politiques et aux directives concernant le site Web.
  • Responsable du Portail carrières en ligne, incluant les ressources pour les employeurs et les employés et les affichages d’offres d’emploi.

Système de gestion d’association

En étroite collaboration avec le gestionnaire du Web et de la TI :

  • Assurer le chargement et la saisie des cotisations dans la base de données d’adhésion et la conciliation avec la comptabilité.
  • S’assurer que les dossiers des membres sont complets, exacts et conformes aux normes de l’ACTRM.
  • Recenser les points pouvant être améliorés dans les processus et procédures AMS.
  • Mettre à jour les guides d’utilisateur sur la saisie des données des membres.
  • Concevoir et tenir des rapports utiles et exacts sur les membres dans la base de données et produire des rapports mensuels, trimestriels et annuels sur les adhésions et d’autres rapports statistiques au besoin.\
  • Recommander la préparation ou la modification de politiques, règlements internes, règles, procédures ou catégories concernant les adhésions.
  • Assurer les services administratifs concernant les membres, incluant, sans s’y limiter, les transferts, les démissions, les inscriptions d’étudiants et la tenue générale des dossiers des membres.
  • Veiller au respect des politiques, règlements internes, règles et procédures sur l’adhésion et tenir le personnel et les organisations provinciales informés des changements, au besoin.
  • S’assurer que les renseignements sur les membres sont recueillis, conservés et divulgués conformément aux lois sur la protection des renseignements personnels et à la politique de l’ACTRM sur la protection des renseignements personnels.

Soutien administratif aux conférences et événements

  • Fournir des services de soutien administratif incluant, sans s’y limiter, l’inscription aux conférences et événements, les remboursements et annulations le cas échéant, l’emballage et l’envoi du matériel aux événements.
  • Responsable de la préparation d’ensemble et de la coordination de l’Assemblée générale annuelle, incluant, sans s’y limiter : recrutement de bénévoles, formation des scrutateurs, coordination des besoins logistiques des conférenciers et des présentateurs.
  • Aider à la préparation et à l’envoi des factures aux participants aux événements et aux exposants.
  • Assurer un soutien administratif à d’autres événements au besoin.

Autres responsabilités

  • Suivi de la messagerie vocale et distribution des messages
  • Gestion des renvois automatiques des sondages et des demandes de désabonnement reçus via camrt.ca.
  • Accepter des tâches spéciales ou des projets de temps à autre, comme convenu avec la directrice, Adhésions et événements.
  • Fournir un soutien administratif, au besoin, à la directrice, Adhésions et événements.

Qualifications

  • Études postsecondaires en administration ou dans un domaine de service à la clientèle ou aux membres, ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience.
  • Expérience antérieure dans un environnement d’association de membres avec une compréhension démontrée des besoins et des défis d’une association.
  • Très à l’aise en anglais et en français avec d’excellentes aptitudes à la communication orale et écrite et de solides habiletés interpersonnelles pour traiter de manière professionnelle avec les membres, les bénévoles, les étudiants et les autres organisations.
  • Une solide connaissance pratique de Microsoft Office, incluant Outlook, Word et Excel, et une facilité à utiliser les ordinateurs et l’équipement de bureau standard.
  • Solide expérience et facilité à utiliser les bases de données de membres, la production de rapports et l’analyse de données.
  • Des compétences d’organisation exceptionnelles, et la capacité de travailler sous pression, de mener plusieurs tâches de front et de faire preuve de jugement pour composer efficacement avec des priorités conflictuelles.
  • Une attitude positive et constructive pour améliorer les systèmes et les procédures du bureau, et une volonté d’acquérir de nouvelles compétences et d’accepter de nouvelles responsabilités.
  • La capacité de travailler en équipe et d’exceller dans un milieu en pleine effervescence.
  • La familiarité avec les systèmes de gestion du contenu Web, et plus particulièrement WordPress, est un atout.

Si ce poste vous intéresse et que vous croyez satisfaire aux exigences énoncées, veuillez faire parvenir votre CV avec une lettre de présentation à hr-rh@camrt.ca avant 17h le vendredi 14 juin 2019.

L’ACTRM souscrit aux principes de l’équité en matière d’emploi et de diversité dans le milieu de travail et offre un excellent environnement de travail, combiné à un programme de rémunération et d’avantages sociaux complet et concurrentiel.